Электронный документооборот: преимущества в современном мире

Электронный документооборот: преимущества в современном мире

 Ни для кого не секрет, что с развитием техники, электроники и Интернет-технологий бумажные документы со временем исчезнут, а им на смену придут электронные – в виде чипов, флеш-карт, или в любом другом удобном и надежном виде. 

Ведь быстрота, простота и удобство использования таких документов ни оставит их бумажным собратьям ни единого шанса (не говоря уже о сохранении миллионов кубометров леса, используемого для производства бумаги). 

Совсем недавно Министерство коммуникаций и связи Российской Федерации (Минкомсвязи РФ), например, предлагает ввести в обращение электронные общегражданские паспорта, которые придут на смену бумажным.

Так, предполагается, что это будет небольшая пластиковая карточка (похожая на банковскую), со встроенным микрочипом, на котором будут записаны все наши данные (они же будут записаны и в нашем электронном цифровом профиле, который будет храниться на серверах компетентных служб). А чтобы никто не смог воспользоваться нашей карточкой-паспортом в случае утери, от нас потребуют еще отпечатки пальцев, радужку глаза, трехмерное изображение лица и образец голоса.

Если инициатива Минкомсвязи РФ найдет поддержку и одобрение законодателей, нововведения ждут нас уже в 2024 году. При таких обстоятельствах, если даже паспорта станут электронными, наивно полагать, что остальные документы останутся бумажными. 
Тем более, что в марте 2019 года группа членов Совета Федерации и депутатов Госдумы РФ разработала и вносит на рассмотрение законодателей проект Закона об электронных дубликатах документов, которые будут признаваться равнозначными бумажным документам. 
Их смогут изготавливать юридические лица и индивидуальные предприниматели (с помощью сканирования), с целью сокращения сроков хранения бумажных документов, которые можно будет просто уничтожить. 

Конечно, не все документы можно будет заменить электронными аналогами, но планируется, например, что можно создавать электронные дубликаты: первичных учетных документов, регистров бухучета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторских заключений о ней, предварительного согласия абонента или адресата на получение рекламы; договора об оказании услуг связи.

Еще в законе будут прописаны сроки хранения электронных дубликатов, порядок их конвертации (преобразования в другой электронный формат), а также виды документов, которые останутся бумажными. Также в проекте закона сделано исключение для документов из Государственного архива, которые не будут заменяться электронными дубликатами. Таким образом, электронный документооборот – уже скорее необходимость, чем просто желание, который, к тому же, сильно сократит расходы хозяйствующего субъекта. 

Ведь что требуется для введения электронного документооборота? Доступ в Интернет (который есть уже повсеместно), наличие электронной подписи и соглашение с Вашим контрагентом (контрагентами) на ведение документооборота в электронном виде. 

При этом вам не нужно закупать бумагу, картриджи для принтера (да и сами принтеры), стеллажи и папки для хранения документов, платить курьеру за доставку бумажных документов и т.д. и т.п. А сколько полезной площади в наших кабинетах и шкафах освободится, если там не будут скапливаться бумажные документы! Да и здоровья прибавится, если мы не будем постоянно на работе дышать бумажной пылью (которая, кстати, по мнению ученых, самая вредная). 

Рано или поздно электронный документооборот будет введен повсеместно, так почему не сейчас?