Предоставление хозяйствующим субъектам права разработки и утверждения собственных форм первичной отчетности повлекло за собой ряд негативных последствий. Свобода обернулась для налогоплательщиков серьезными рисками. Любая ошибка при составлении документа стала рассматриваться в качестве основания отказа в признании расходов. Проблема оказалась настолько серьезной, что ее решением занялись чиновники федерального уровня. Ежемесячно Минфин и ФНС России публикуют разъяснения и методические рекомендации. Целью такой деятельности является информирование налогоплательщиков об официальной позиции контролирующих органов, а также сокращение числа споров и противоречий.
Какой должна быть первичная документация?
Согласно закону 402-ФЗ учетные формы утверждаются руководителями юридических лиц и предпринимателями самостоятельно. Участники хозяйственных отношений вправе использовать унифицированные бланки, либо составлять собственные. В обоих случаях налогоплательщики обязаны соблюдать требования к наличию обязательных реквизитов, а также следовать принципам достоверности, своевременности и полноты отражения операций. Нарушение основ неизбежно влечет недействительность документов.
Базовыми правилами при оформлении так называемой «первички» являются:
• письменная форма (допускается применение электронных подтверждений, удостоверенных цифровой подписью контрагента);
• действительность отражаемой операции (действует запрет на мнимые и притворные сделки);
• единый стиль оформления.
Используемые бухгалтером бланки утверждаются приказом руководителя совместно с учетной политикой. Не допускается применение собственных форм лишь при оформлении кассовых операций. Отсутствие приказа о введении в действие собственных учетных форм может вызвать претензии со стороны налоговой службы. Это упущение юристы считают грубым.
Не стоит забывать и об обязательных реквизитах. Согласно статье 9 закона 402-ФЗ таковыми являются:
• наименование и дата документа;
• точное название субъекта, зарегистрированное в едином государственном реестре;
• полное и достоверное описание хозяйственного факта;
• величины с указанием единиц измерения (натуральные и денежные);
• должности и подписи ответственных лиц.
Специалисты обращают внимание на то, что обязанность хранить первичные документы есть далеко не у всех налогоплательщиков. Так, например, освобождены от этой необходимости плательщики ЕНВД и УСН (6%). Им не нужно подтверждать произведенные расходы, а потому формирование архива не требуется. Тем не менее, второй экземпляр выданных ранее документов уничтожать не следуют. Бумаги могут запросить в рамках встречной проверки.
Таким образом, оформлять «первичку» приходится всем без исключения. Она необходима при работе с клиентами и контрагентами. Предприниматели и компании должны выдавать письменные подтверждения получения денежных средств, подписывать акты о выполнении работ, выдавать накладные и пр.
Каких ошибок следует избегать? Позиция ФНС РФ
Представители налоговой службы делят нарушения правил оформления учетных документов на грубые и незначительные. К первым относят все упущения, связанные с отсутствием обязательных реквизитов, а также недочеты, бросающие тень на достоверность информации. Допущение подобных ошибок влечет недействительность, а, следовательно, отказ в признании расходов при расчете налоговой базы.
Незначительными признаются:
• грамматические, пунктуационные, стилистические несоответствия;
• использование неверного формата или нестандартного шрифта;
• присутствие «лишних» реквизитов, данных, символов;
• опечатки;
• неточное отражение отдельных операций.
В февральских письмах ФНС РФ и Минфина РФ открыто указывается, что незначительные ошибки не могут рассматриваться в качестве основания для отказа в их признании. Если возможность точной идентификации хозяйственной операции, времени ее совершения, контрагента и прочих обстоятельств сохранена, оспаривать факт издержек нельзя.
Юристы настоятельно рекомендуют бизнесменам и профессиональным бухгалтерам изучать информационные письма государственных органов. В случае возникновении спора ссылка на такие источники становится едва ли не решающим аргументом.