Основой для всех показателей является измерения срока возникновения дебиторской задолженности. Измерение предлагается производить по методу FIFO. Суть метода заключается в том, что сумма долга распределяется по документам возникновения долга начиная с отчетной даты по убыванию времени возникновения.
Например, клиент, А отгрузил товара 1 января на 100 руб., 5 января на 200 руб. и 10 января на 300 руб. Сегодня 13 января. Тогда отчёт по ДЗ будет выглядеть так:
Дебиторская задолженность:
3 дня — 300
8 дней — 200
12 дней — 100
Когда от клиента поступают деньги в оплату отгруженной продукции, например, 120 руб., отчёт будет таким:
Дебиторская задолженность:
3 дня — 300
8 дней — 180
12 дней — 0
Срок возникновения долга в этом случае составит 12 дней. Таким образом мы можем для каждого клиента получить сроки возникновения долга. При этом мы получаем реальный срок долга без учета разнесения по договорам, которые в данном случае нас не интересуют. Учет договоров удобен для контроля дебиторки в крупных сделках, а не для постоянной работы. В то же время нельзя полностью отказаться от договоров, поэтому при ведение учета дебиторской задолженности могут возникать нерациональные разнесения долгов — из условий договоров или ошибок. Обычно такие долги желательно закрывать взаимозачетами. Метод FIFO позволяет формировать отчет по дебиторке в разрезе договоров, что вместе с отчетом в разрезе контрагентов позволит выявить возможности для сокращение формальной дебиторской задолженности путем взаимозачетов.
Введение в систему показателя максимального срока дебиторской задолженности позволяет вести по контрагентам учет просроченной дебиторской задолженности.
Ещё один показатель, который легко получить с помощью данной методики — срок возникновения долга для группы контрагентов. В данном случае исходными данными является не движения и долг конкретного контрагента, а всей группы. Это позволит видеть картину сразу по всей группе лишь по одному показателю без экспертной оценки контрагентов группы.
В тоже время у использования для контроля дебиторской задолженности количества дней с возникновения задолженности есть один существенный недостаток — не отражена структура долга. Если у клиента есть долг в 1 руб в 30 дней и долг в 1000 руб. в 3 дня, то в этом случае величина показателя будет 30 дней. Это неправильно отражает ситуацию с клиентом. В первоначальном примере, общая сумма долга — 600 руб., из них 16,67% — 12 дней, 33,33% — 8 дней, 50% — 3 дня. Здесь мы видим полную картину о состоянии долга. Но будет нецелесообразно для каждого долга составлять такую таблицу. Одним из выходов является составление интервальных отчетов, когда все долги разбиваются на временные интервалы по времени возникновения. На нашем примере выйдет, что долг от 0 до 5 дней составляет 300 рублей, от 6 до 10 — 200 рублей, а от 11 и более — 100 рублей. Основной сложностью при использовании данного отчета является определение оптимального разделения на интервалы. В идеале для каждой группы клиентов в различные сезоны требуется свое разделения на интервалы.
Так же, используя данный показатель, можно рассчитать стоимость финансирования дебиторской задолженности по контрагенту (группе контрагентов) по следующей формуле:
Стоимость финансирования ДЗ = (Срок долга, дней) х (Сумма долга, руб.) х (Ставку рефинансирования или индекс инфляции) / 365
Расчитав этот показатель для каждого случая возникновения долга и просуммировав мы можем получить точный размер альтернативных издержек. Т. е. ту сумму, которую мы могли бы получить вложив эти деньги в банк под минимальный процент. Если сумма прибыли от клиента меньше данной суммы, то стоит что-то делать.
Но есть другой способ учесть структуру долга во времени — рассчитать средневзвешенный срок долга. Для этого умножаем дни долга на проценты от общего долга и получаем, что средневзвешенная продолжительность дебиторки составляет:
12 * 0,1667 + 8 * 0,3333 + 3 * 0,5 = 6,17 дней.
Формулу можно изменить — умножается сумма долга на количество дней долга и делится на сумму общего долга.
Показатель получается средневзвешенный, соответственно — достаточно условный. Но он полезен при сравнении дебиторов между собой и при разработке кредитной политики. Кроме того, этот показатель можно разделить на общий оборот, чтобы сравнивать не только изменения в структуре долга в одной группе во времени, но и сравнивать различные группы между собой. Дополнительным использованием данного показателя может стать оценка работы менеджеров. Например, у одного менеджера оборот 1 000 000 руб. и ДЗ 10 дней, а у другого 10 000 руб. и ДЗ 3 дня. Получается, что первый менеджер работает вцелом лучше. Такая оценка конечно не идеально, но вполне может быть включена в систему оценки работы менеджеров.
Кроме того, данный показатель можно применить к просроченной задолженности и получить средневзвешенный срок просрочки долга.
Ещё один показатель, который часто используют для оценки дебиторской задолженности — это коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (Receivables Turnover, RT) — финансовый показатель, рассчитываемый как отношение оборота компании к среднегодовой величине дебиторской задолженности.
Формула расчета:
Формула расчета дебиторской задолженности
где: Объем продаж — годовой оборот компании;
Средн. дебиторская задолженность — среднегодовое значение дебиторской задолженности (обычно определяется как сумма на начало и на конец года, деленная пополам, хотя возможно и более детальное изучение её изменений в течение года)
Широко распространен ещё один вариант данного показателя, выражающий оборачиваемость дебиторской задолженности как среднее число дней, требуемое для сбора долгов. Этот вариант показателя называется Период сбора дебиторской задолженности (Collection Period, CP) и рассчитывается по следующей формуле:
Формула расчета дебиторской задолженности
Указанные формулы наиболее часто встречаются в литературе, но использовать их в таком виде будет ошибочно. В более уточненной формуле вместо объема продаж используется показатель объема полученных средств за товары отпущенные в кредит. В нашем случае практически все товары отпускаются в кредит, поэтому можно использовать просто объем поступивших денежных средств. Использование данного показателя имеет свои ограничения. Так как этот показатель статистический, то при малом периоде наблюдения показатель может быть сильно искажен. Минимальным рациональным периодом расчета показателя является месяц. И в этом случае его использование ограничено сравнительной функцией. Можно сравнивать отдельные группы внутри месяца и сравнивать этот показатель с таким же периодом прошлых лет. При рассмотрении среднегодового показателя нужно учитывать сильное влияние сезонности.