Программный продукт "1C:Document Management 8" – это "1С:Документооборот 8 КОРП" с интерфейсами на английском и русском языках. Продукт предназначен для средних и крупных предприятий, а также холдингов, имеющих в штате как русскоязычный, так и англоязычный персонал.
"1C:Document Management 8" может использоваться на российских предприятиях, которые имеют филиалы или дочерние предприятия за рубежом, а также в иностранных компаниях, работающих в России.
"1C:Document Management 8" ("1С:Документооборот 8") – это современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников.
"1C:Document Management 8" позволяет не только организовать электронный документооборот, но и наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.
Ключевые возможности программы:
- Работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Работа с обращениями граждан и организаций. Управление договорной деятельностью. Контроль исполнительской дисциплины. Ведение проектного учета. Встроенная электронная почта. Организация мероприятий. Поддержка сложных маршрутов движения документов с использованием условий маршрутизации и автоматическим запуском. Учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения и других показателей результативности по процессам. Автоматическое заполнение шаблонов документов реквизитами. Шифрование и подписание ЭП. Встроенное штрихкодирование и распознавание штрихкодов. Полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Разграничение прав доступа к данным. Учет, планирование и контроль рабочего времени сотрудников. Интерфейс на английском и русском языках. Работа в территориально-распределенных информационных базах. Встроенные технологии обмена данными. Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия". Поддерживает многопользовательскую работу в Windows, Linux, MacOS, в локальной сети и браузерах, на телефонах и планшетах, в "облаке".
Полный перечень возможностей программы приведен в Приложении 1 к настоящему информационному письму, см. также http://v8.1c.ru/doc8/.
"1C:Document Management 8" не имеет отраслевой специфики.
Использование "1C:Document Management 8" позволяет:
- Сократить время принятия управленческих решений. Повысить скорость реализации задач управления. Сделать актуальную информацию легко доступной сотрудникам. Контролировать сроки и ход выполнения поручений. Сократить сроки подготовки и согласования документов сотрудниками. Проводить анализ деятельности организации, совершенствовать систему управления и многое другое.
Программный продукт "1C:Document Management 8" включает:
- платформу "1С:Предприятие 8.3"; конфигурацию "Document Management"; лицензионное соглашение; пинкоды программной защиты для однопользовательской лицензии "1С:Предприятия"; комплект документации по платформе и конфигурации.
Входящая в поставку лицензия допускает использование программного продукта в файловом варианте на одном рабочем месте. Для использования данного продукта на большем количестве рабочих мест необходимы клиентские лицензии "1С:Предприятия 8", которые приобретаются отдельно. Можно также использовать клиентские лицензии "1С:Предприятия 8", приобретенные для других продуктов. Фирма "1С" предлагает клиентские лицензии на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 и 1000 рабочих мест.
Для использования данного прикладного решения в клиент-серверном варианте необходима лицензия на сервер "1С:Предприятия 8".
Полный перечень клиентских и серверных лицензий "1С:Предприятия 8", их цены, особенности приобретения и сопровождения приведены в Приложении 2 к настоящему информационному письму.
Продукт "1C:Document Management 8" поставляется только с программной защитой, но с ним можно использовать клиентские и серверные лицензии с программной или аппаратной защитой. Также разрешается использовать выпущенные ранее дополнительные лицензии на рабочие места "1С:Предприятия 8.0" и лицензии на сервер "1С:Предприятия" для версий 8.0, 8.1 и 8.2 платформы.
В поставку продукта входит по одному экземпляру книг документации, см. таблицу ниже. Дополнительные экземпляры документации можно приобрести в соответствии с регламентом, см. информационное письмо № 8538 от 20.06.2008 года.
Пользователи, заключившие договор сопровождения 1С:ИТС, также получают доступ к электронным версиям книг документации, опубликованным на сайте its.1c.ru.
Приобрести программный продукт "1C:Document Management 8" можно через партнеров-франчайзи фирмы "1С", см. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp.
Апгрейд на продукт "1C:Document Management 8" выполняется с продуктов:
- 4601546081117 "1С:Документооборот 8 ПРОФ"; 4601546085931 "1С:Документооборот 8 КОРП".
Продукт "1C:Document Management 8" можно приобрести на условиях апгрейда отдельно либо вместе с клиентскими или серверными лицензиями.
Стоимость апгрейда вычисляется по формуле: суммарная стоимость приобретаемых программных продуктов минус стоимость сдаваемого на апгрейд продукта плюс 150 руб., но не менее половины стоимости приобретаемого набора продуктов.
Для выполнения апгрейда необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационную анкету на сдаваемый программный продукт. Дистрибутивы и книги остаются пользователям для завершения работы в старой программе и перевода информационных баз в новую программу. Продукт, сданный на апгрейд, снимается с обслуживания в фирме "1С".
Апгрейд производится через партнера-франчайзи по заявке пользователя, поданной партнеру-франчайзи. Бланк заявки в формате xls можно скачать на сайте фирмы "1С": http://www.1c.ru/news/files/ZV_GEN.zip.
Апгрейд с продукта "1C:Document Management 8" не предусмотрен.
Право получать поддержку предоставляется только официальным зарегистрированным пользователям программ "1С:Предприятия".
Для поддержки продукта рекомендуем использовать личный кабинет пользователя на портале 1С:ИТС по адресу https://portal.1c.ru/. Чтобы создать личный кабинет, нужно перейти по ссылке https://portal.1c.ru/, в главном меню выбрать "Личный кабинет", а на странице авторизации – ссылку "Регистрация". Создать личный кабинет можно до приобретения продуктов фирмы "1С".
Поддержка пользователей программного продукта "1C:Document Management 8" осуществляется только по договору 1С:ИТС. В стоимость продукта включен льготный период поддержки. По окончании льготного периода пользователю необходимо продлить договор информационно-технологического сопровождения на платной основе.
1С:ИТС – это совокупность программных продуктов и баз данных фирмы "1С" (далее – Сервисы "1С"), услуг линии технической поддержки фирмы "1С" и услуг официальных партнеров фирмы "1С".
Сервисы "1С" позволяют:
- получать легальные обновления программ "1С:Предприятия"; подготавливать и сдавать регламентированную отчетность через Интернет; обмениваться электронными счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами; получать методическую поддержку по использованию программы из информационной системы 1С:ИТС; с помощью автоматизированного резервного копирования защищать от потери и повреждений базы данных; использовать программу "1С:Предприятие" через Интернет из любой точки мира; получать консультации у аудиторов и специалистов фирмы "1С" и многое другое.
Подробную информацию обо всех Сервисах "1С" см. на портале 1С:ИТС по адресу https://portal.1c.ru/.
Получение обновлений программ и иных информационных ресурсов допускается только на тиражных лицензионных носителях, официальных сайтах поддержки фирмы "1С" и у официальных партнеров фирмы "1С".
Пользователи, заключившие договор 1С:ИТС, ежемесячно получают диски 1С:ИТС, журнал "БУХ.1С" и полезные аксессуары от фирмы "1С". Номер телефона выделенной линии для заключивших договор 1С:ИТС и адрес электронной почты для получения консультаций на линии технической поддержки фирмы "1С" указаны на дисках 1С:ИТС.
Для пользователей, заключивших договор 1С:ИТС, сертифицированные специалисты партнеров фирмы "1С" проводят регламентные работы, устанавливают обновления, оказывают консультации по работе с программой, помогают подключить и настроить сервисы, обучают работе с ними, оказывают другие услуги по сопровождению.
Для получения услуг сопровождения по договору 1С:ИТС пользователю после приобретения продукта необходимо:
- Зарегистрировать программу в личном кабинете на портале 1С:ИТС https://portal.1c.ru/ самостоятельно по входящему в поставку пинкоду или с помощью партнера фирмы "1С". Заключить договор 1С:ИТС с официальным партнером фирмы "1С".
Фирма "1С" рекомендует пользователю заключать договор 1С:ИТС с обслуживающим его партнером-франчайзи. При выборе новых франчайзи рекомендуем ознакомиться со списками сертифицированных Центров сопровождения или ведущих сервис-партнеров из вашего региона, см. http://www.1c.ru/rus/partners/service.jsp.
Работа с документами и файлами
- Учет по нескольким организациям. Учет по вопросам деятельности. Учет входящих документов. Учет исходящих документов. Учет внутренних документов. Учет договоров. Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ. Учет скан-копий оригиналов документов. Комплекты документов. Многовалютный учет сумм финансовых документов. Загрузка документов из почты. Вывод документов в разных классификационных разрезах. Рабочее место "Мои документы". Автоматическое продление договоров. Автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия. Настройка правил учета документов в разрезе видов документов. Изменение срока действия документов. Прикрепление к документу нескольких файлов. Создание документа на основании нескольких файлов. Создание связей между документами. Быстрый доступ к файлам связанных документов. Автоматическая загрузка файлов из каталогов. Печать файлов без открытия в ассоциативном приложении. Групповая печать файлов документов. Групповое сохранение файлов документов. Учет и контроль переадресации входящих документов. Учет и контроль передачи документов сотрудникам и контрагентам. Контроль возврата документов. Контроль за сроками и ходом выполнения работ. Коллективная работа с файлами любых типов. Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске. Хранение и контроль версий. Блокировка файлов при редактировании. Шаблоны файлов. Автозаполнение шаблонов файлов. Общие дополнительные реквизиты и сведения. Настройка личного доступа к документам. Многосторонние договоры. Множественные состояния документов. Встроенное сканирование документов. Распознавание изображений. Штрихкодирование документов и файлов (в том числе Open Office). Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов. Печать регистрационного штампа. Учет этапов обработки документов. Статистика работ над документами. Онлайн-сервисы работы с корреспондентами.
Согласование и подписание
- Сложное согласование документов. Учет нескольких резолюций по документу. Визы согласования. Ролевые визы согласования. Использование ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Подписание ЭП нескольких файлов. Шифрование обязательным сертификатом ЭП. Работа с несколькими провайдерами ЭП. Регистрация личных сертификатов пользователей. Проверка сертификата ЭП. Статус проверки электронной подписи и сертификата. Сохранение пароля сертификата ЭП.
Работа с процессами и задачами
- Типовые процессы ("Рассмотрение", "Исполнение", "Согласование", "Утверждение", "Регистрация", "Ознакомление"). Составные бизнес-процессы обработки внутренних/входящих/исходящих документов. Настройка составных процессов без программирования. Вложенные процессы, иерархия процессов. Результат выполнения задач в окне "Мои задачи". Рабочее место "Мои процессы". Многопредметные процессы. Шаблоны процессов. Автоподстановка ответственных в шаблоны процессов. Добавление предметов и файлов в задачу. Расширение списка согласующих после старта согласования. Подбор сразу нескольких исполнителей в процессах. Печать, сохранение и сортировка списка исполнителей процессов "Согласование", "Ознакомление" и "Исполнение". Последовательное выполнение процесса "Исполнение". Разные сроки согласования для участников процесса. Установка сроков процессов с точностью до минут. Решение вопросов выполнения задач. Отмена выполнения задач. Исключение задач из процессов. Ролевая маршрутизация процессов. Просмотр всех процессов и задач по предмету или процессу. Принятие задач к исполнению. Исполнение задач по почте. Пометка задач флажками. Прерывание процессов. Остановка процессов. Перенос сроков выполнения задач. Повторяющиеся процессы. Отложенный запуск процессов. Комплексные процессы. Шаблоны комплексных процессов. Шаблоны резолюций для руководителей. Условия маршрутизации процессов. Процессы в распределенных информационных базах. Автоматический мониторинг ключевых показателей эффективности процессов. Работа с задачами и процессами на мобильных устройствах. Автоматический старт процессов по событиям. Уведомления о задачах и сроках. Печать листа согласования. План-фактный анализ согласования. Фоновое выполнение задач.
Бизнес-события
- Подписки на уведомления о событиях.
Ведение нормативно-справочной информации
- Ведение учета по номенклатуре дел. Структура организации. Банковские счета. Привязка номенклатуры дел к подразделениям. Автоматическая генерация регистрационных номеров. Нумерация по связанному документу. Отказ от регистрации документа. Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел. Учет передачи дел в архив, уничтожение дел. Размещение файлов в томах по условиям. Автоматическая очистка устаревших версий. Категоризация данных. Расширенные разрезы независимой нумерации. Места хранения бумажных документов.
Совместная работа пользователей
- Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ. Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности. Управляемое делегирование прав. Области делегирования прав. Передача прав подчиненных руководителям. Учет недействительных пользователей. Рабочие группы. Инструкции для сотрудников в комплекте поставки. Подсказки ввода в карточках документов. Протоколирование работы пользователей. Настройка доступности по состоянию. Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам. Фотографии пользователей. Рабочий стол руководителя. Ранжирование руководителей. Ограничение доступа пользователей через веб-серверы. Генератор сложных паролей. Проверка сложности пароля. Запрет входа без пароля. Уведомления программы. Автоматическая рассылка отчетов. Отзывы о работе программы. Аудит-лог всех действий пользователей. Учет затрат рабочего времени сотрудников. Автоматический хронометраж трудозатрат. Анализ рабочего времени. Учет отсутствий сотрудников. Учет и использование графиков работы. Поддержка в одной базе русско- и англоязычных сотрудников.
Мероприятия
- Подбор времени мероприятий. Проверка доступности участников. Бронирование помещений. Учет явки участников. Учет протокольных совещаний. Учет неформализованных рабочих мероприятий. Разграничение прав доступа к мероприятиям. Учет программы мероприятий с детализацией по пунктам и докладчикам. Оценка эффективности совещаний. Учет мероприятий, организаторами которых являются корреспонденты.
Проекты
- Учет данных в разрезе проектов. Автоматический расчет плана проекта (с возможностью отключения). Сводные отчеты по нескольким проектам. Папки проектов с разграничением прав доступа. Поддержка всего жизненного цикла проекта. Ведение аналитического учета данных в разрезе проектов. Ведение иерархической структуры проекта. Учет трудозатрат в разрезе проектов. Загрузка проектов из Microsoft Project. Формирование отчетности по проектам и проектным задачам. Работа с планом проекта.
Форум
- Структурирование по разделам с разграничением прав доступа. Привязка обсуждений к ключевым объектам. Создание ключевых объектов на основании сообщений форума. Ссылки на сообщения, разделы и темы форума. Голосование. Прикрепление файлов. Уведомления по почте.
Рабочий календарь пользователя
- Записи рабочего календаря на основании предмета. Печать рабочего календаря. Напоминания для записей календаря. Работа с рабочими календарями других пользователей. Настройка доступного рабочего времени пользователей. Повторение событий в календаре. Организация мероприятий при помощи календаря. Отображение отсутствий сотрудников.
Встроенная почта
- Быстрый поиск писем. Поиск по тексту писем. Уведомления о новых письмах. Общая адресная книга с фотографиями. Общие почтовые ящики. Внутренняя маршрутизация писем. Вставка в письма гиперссылок на данные системы и переход по ним. Доступ руководителей к почте своих подчиненных. Предупреждение при отправке внутренних писем внешним адресатам. История переписки. Учет переписки в разрезе проектов. Учет переписки в ежедневном отчете о работе. Автоматическая привязка истории переписки к документам. Создание процессов, документов, мероприятий на основании писем. Автосохранение текстов писем. Автоматическое создание документов из писем. Вставка текста без форматирования в html-письмо. Ограничение размера внешних исходящих писем. Письма в формате iCalendar. Поддержка протокола безопасной связи SSL. Централизованное управление правилами переписки. Правила автоматического разбора почты. Поиск писем как по реквизитам, так и по тексту вложенных файлов.
Другие возможности
- "Легкая" почта. Построение территориально распределенной информационной базы. Полнотекстовый поиск любых данных. Отложенные обработчики обновления. Дополнительные отчеты и обработки. Списки рассылки по корреспондентам. Способы доставки. Копирование и очистка пользовательских настроек. Быстрая очистка настроек всех пользователей. Удаление данных с контролем ссылочной целостности. Удаление устаревших файлов. Поддержка русского и английского интерфейса. Встроенная оценка производительности. Метрики.
Мобильное приложение
- Работа в режиме офлайн. Встроенная почта. Задачи и процессы. Согласование документов. Контроль. Календарь.
Обмен данными
- Синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями "1С". Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями "1С:Предприятия". Загрузка данных из других систем. Использование системы внешнего документооборота: обмен документами в формате ГОСТ Р 53898-2010 между контрагентами.
Лицензии уровня КОРП
Лицензии уровня КОРП предоставляют доступ к расширенному функционалу платформы "1С:Предприятие 8.3":
- фоновое обновление конфигурации базы данных; дополнительное управление распределением по рабочим серверам кластера (в разрезе информационных баз, видов клиентских приложений и фоновых заданий): сервисов кластера; соединений с информационными базами; гибкое управление нагрузкой в кластере: безопасный расход памяти за один вызов; количество ИБ на процесс; объем памяти рабочих процессов, до которого сервер считается производительным; максимальный объем памяти рабочих процессов; стратегия балансировки (по памяти, по производительности); внешнее управление сеансами; профили безопасности; возможность обновления тонкого клиента с сервера; возможность публикации списка баз и обновлений тонкого клиента через http.
См. также информационное письмо № 16733 от 29.05.2013.
Приобретение лицензий уровня КОРП осуществляется только через партнеров, участвующих в проекте "Центры компетенции 1С:КОРП", подробнее см. информационное письмо № 18887 от 26.09.2014 года.
Порядок получения обновлений и информационно-технологического сопровождения "1С:Предприятия КОРП" описан в информационном письме № 19059 от 28.10.2014.
Таблица 1. Лицензии уровня КОРП
Лицензии уровня ПРОФ
Ниже в таблице перечислены лицензии уровня ПРОФ и их цены.
Приобрести лицензии "1С:Предприятия 8" уровня ПРОФ можно через партнеров-франчайзи фирмы "1С", см. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp. Сопровождение пользователей осуществляется по договору 1С:ИТС ПРОФ, оформленному на основную поставку "1С:Предприятия 8".
Обращаем внимание: "1С:Предприятие 8.3. Сервер МИНИ на 5 подключений" рекомендуется приобретать для удаленной, а не для основной информационной базы.
Таблица 2. Лицензии уровня ПРОФ