Автоматизация предприятий

В этой статье я хотел бы коснуться вопроса, который всегда возникает при открытии нового дела. Выбор учетной программы для отражения хозяйственной деятельности вашей фирмы.

Хотел бы сразу предупредить, что я не буду рассматривать ПО отличное от фирмы 1С — я просто не разбираюсь в данном вопросе.

Так как я уже достаточно давно работаю с программами фирмы 1С, то могу компетентно рассказать и ответить на большинство вопросов только связанных с этими программами.

Для правильного выбора программы надо понимать 2 критерия по которым они разделяются:

  • Ценовое позиционирование
  • Функциональное позиционирование

Ценовое позиционирование подразумевает под собой разбивку на следующие версии:

  • Базовые версии
  • Профессиональные версии

Базовые версии стоят существенно дешевле.

Пример: 1С: Управление торговлей 8 базовая версия стоит 4600 руб. Профессиональная версия стоит 14600 руб. То есть разница составляет почти 300%! Чем они отличаются? Давайте более подробно рассмотрим различие между ними.

В базовых версиях одновременно в программе может работать только один человек и возможностей (даже за дополнительную оплату) увеличить это количество нет никаких. То есть если вам нужно, чтобы в базе одновременно выписывали счета или оформляли документы два и более человек — то базовая версия вам не подойдет. Они могут работать только поочередно.

Второе ограничение — в одной базе одна организация. Программы 1С на платформе 8 могут в одной физической базе вести учет по нескольким организациям. Это бывает удобно, когда например совпадают справочники номенклатуры или контрагентов. Как правило (но не обязательно) такое бывает, когда несколько организаций имеют одного владельца и работают в одном направлении деятельности. Просто учетная политика или юридическая форма разные. Например ИП Иванов и ООО «Ромашка» в которой господин Иванов является учредителем. Так вот базовые версии могут в одной базе вести учет только по одной организации — например ООО «Ромашка». Для ведения учета по ИП Иванову надо создать другую базу и вести справочники в каждой организации отдельно. Это удваивает труд и увеличивает возможность ошибок при вводе.

Третье ограничение базовой версии — нельзя дорабатывать базу под специфику своей фирмы. Если конфигурацию 1С Бухгалтерия 8 по ряду причин мы не рекомендуем изменять вообще (это приведет к проблеме с обновлениями программы), то например Управление торговлей или Управление небольшой фирмой часто модифицируют с помощью сторонних программистов под свои нужды.

Четвертое ограничение базовой версии — нет возможности настройки распределенных баз и автоматического обмена данными. Что такое распределенная база? Предположим у вас 2 офиса. В каждом стоит по программе 1С. В проф версии вы можете настроить программу таким образом, что она по определенному расписанию будет связываться с другой базой и обмениваться документами и справочниками по особым правилам. В базовой версии настроить именно автоматический обмен невозможно. Только в ручном режиме — открываете обработку в одной базе, выгружаете в файл, передаете этот файл в другое место, открываете обработку в другой базе и загружаете переданный файл.

Вот основные моменты связанные с выбором базовой и профессиональной версиями. Если для вас финансовый вопрос является критичным на данном этапе, если у вас начальный поток документов является небольшим, если есть возможность работать в базе только одному человеку, если бизнес процессы вашей фирмы укладываются в стандартный функционал — то ваш выбор базовая версия. Иначе вам требуется проф. версия.

Теперь коснемся выбора по функциоанльному позиционированию. Тут более сложные критерии. Так как мы рассматриваем выбор программы для тех, кто только открывает фирму то в общем и целом есть три более-менее универсальных программы:

  • 1С Бухгалтерия 8
  • 1С Управление торговлей 8
  • 1С Управление небольшой фирмой 8

Хотелось бы сразу отметить, что для Управления небольшой фирмой 8 базовой версии не существует — только профессиональная.

Для более полного представления вами особенностей выбора я хотел бы сразу определить 3 вида учета хозяйственной деятельности — регламентированный (бухгалтерский учет), оперативный (грубо говоря торговый) учет и управленческий учет.

Для отличия их друг от друга надо писать дисертацию:-) , однако если очень кратко то отличия следующие. Регламентированный учет направлен прежде всего на сдачу корректной, непротиворечивой информации в налоговые органы. Оперативный учет — это прежде всего возможность смотреть на свой бизнес в разрезе продаж (причем в разных разрезах) и возможность на основе этой информации принимать решение о увеличении оных. Управленческий учет — это полноценный учет в разрезе всех видов деятельности. Самое простое это разница между регламентированным и управленческим учетом — регламентированный учет лишь некая часть управленческого. Это необязательно серый и белый учет (хотя и это тоже). Просто государству (в лице налоговых органов) совершенно фиолетово сколько например приносит такое направление деятельности вашей фирмы, как торговля компьютерами, а сколько приносит торговля расходными материалами. Какое подразделение приносит больше прибыли, а какое меньше. Какова структура затрат на привлечение этой прибыли и т. д. Государству важны налоги, которые вы заплатите со своей прибыли и все. Собственнику важны все критерии перечисленные выше.

Вернемся к программам. Чем они отличаются и что выбрать из этого списка? Прежде всего хотел бы определить область применения каждой из этих программ:

1С Бухгалтерия служит для отражения регламентированного учета. Данная программа позволяет сформировать все формы отчетности, которые вы (или ваш бухгалтер) понесет в налоговую инспекцию. Да в ней можно выписать счет покупателю. Можно сформировать комплект документов для выдачи (ТОРГ 12, счет фактура и т. д.). Но в ней нет востребованных механизмов по анализу торговой деятельности XYZ или АВС анализ, кто из контрагентов в каком регионе, кто контактное лицо данного контрагента, какой товар в каком месяце продается лучше (вернее это посмотреть можно, но с большим количеством ограничений). И т. д.

Следующая рассматриваемая программа — Управление торговлей 8. Эта программа служит для оперативного учета. Вот в ней вы можете проанализировать в разных разрезах продажи, в ней есть некое подобие CRM системы, есть возможность самому задать некие характеристики товара, по которым можно будет в дальнейшем анализировать движение товара. Очень много всяких отчетов, которые заточены под одну цель — продажи, продажи, продажи. Но из этой программы вы не сможете сдать отчетность в налоговые. Не сможете полноценно отразить затраты (есть много затрат, которые невозможно отразить документом Поступление товаров, услуг), формируемые цифры по чистой прибыли не учитывают понесенных вашей фирмой затрат по деятельности (так называемых прямых и косвенных расходов).

И наконец последняя программа 1С Управление небольшой фирмой 8. Это программа по управленческому учету. По функционалу она ближе к Управлению торговлей, существенно превосходя последнюю в механизмах управления и контроля за деятельностью предприятия. В ней есть блок управленческих зарплат, бюджетирования, планирования платежей. По некоторым механизмам связанным с оперативной деятельностью она уступает Управлению торговлей. Например механизм ценообразования в УТ превосходит аналогичный блок в УНФ. Есть ряд отчетов (XYZ, ABC) которых в УНФ нет, а есть в УТ. Правда данная программа стремительно развивается и недалёк тот час, когда функционал по продаже сравняется и превзойдёт Управление торговлей 8.

В конце данной статьи хотел бы дать ряд рекомендаций. Как правило 1С Бухгалтерия 8 и 1С Управление торговлей (или 1С УНФ) работают в одной связке. В УТ (УНФ) вводите информацию, документы и справочники, а в конце месяца выгружаете эти данные в Бухгалтерию 8. Есть специальный механизм позволяющий обмениваться данными между этими программами.